函的结束语(【秘书写作】? 请示和函中结语的用法)

函的结束语

“ 一、请示的结语

 请示结语要体现出对上级的尊敬,否则不得体。
        常用“特此请示,请予批准。”这是比较剴切的语气,诚恳地渴请上级按我们处理意见审定批复。
        也可用“特此请示,请予审批(审定、批复)”之类,其语意语气就平和多了。
        决不使用“可否?请予批准。”因为这是逻辑病句。那么可以使用“可否?请予审批。”吗?当然可以,“审批”可能批准,也可能批不准,与“可否”连用合乎逻辑。
        
但在实际行文中,机关单位多用“可否, 请予审批。”为什么?“可否”后用问号,那是请示单位自己也拿不准该不该这样处理,悉听上级定夺。这时“可否”之意在可否之间。而“可否”后用逗号,那是请示单位已有自己处理的意向,希望上级按此意向批准。但你总不能写为“这个处理方式是可以的,上级请批了吧。”而写为了“可否,”其意重在“可”,“否”是表示对上尊敬的谦恭之意的衬词了。显然,“可否”之后的标点符号不同,其语意语态是有区别的。
        
上述各法怎么选用,要视具体情况而定。
        请示一般不宜用“请批示”“请予批示”作结。因为“批示”通常用于领导个体的职务行为,如“李克强等中央领导同志作出重要批示”“根据某领导批示的意见”“某领导的重要批示中指出”之类。请示结语宜用表示上级机关整体职务行为的前述用语。

 二、函的结语
商洽函、询答函常用“请予(大力、鼎力)支持(协助、帮助、配合),为感(谢、荷、盼)!”“请即函复为盼(谢、感)”之类结语。复函则常以“特此函复(答、告)”之类作结。(“荷”读作hè,此处作负荷、负担、负重解,“为荷”取引申义:对其负重负担的感谢,意同“为感、为谢”。对文化层次较高对方去函时,为满足其求知心理(可参阅《现代公文写作与处理最新规范·观念·技巧》“公文新观念·树立公文接受心理观”一节),或者显示本单位的文化品位,用“为荷”就更显典雅。当然,公文用语典雅与通俗要视行文对象而定。
       
结语若使用了“为荷(感、谢),不能写为如下形式:
          此致
为荷!
        只能写为“………请予大力支持,为荷!”“………请予支持为荷!”
        
商洽、询答函也不能以“此致”作结语。“此致”是表意不完整的动词,其意为“在此表示……” “以此送达……”,可用如:
此致
敬礼!
        或者
         此致
××学院人事处
        
若函件表达的感情真挚浓烈,“敬礼”后面应加“!”号,若仅仅出于礼貌外交需要或者虚与周旋,“敬礼”后面则不加“!”号了(不能用“。”号)。
        
而请批函中的请求批准函,结语当写“特此函报(请),请予批准(审定、审批)”之类,以示对业务主管部门对方职权的尊重。

三、批复和审批函的结语
批复结语可写为“特此批复”,审批函写为“特此函复”。二者均可简化为“此复。”
        “此复”以及“此告”“此报”之类结语,虽只有两字,却是表达了“特地发出这个公告(通告)”“特地呈上这个报告”之类完整意思的紧缩句,因此后面一定要用“。”号。遗憾的是国务院和有关部门的命令,结语“此令”几乎都没有句号,从语法学角度看这是不规范的。(中直部门、省市领导机关文件也偶有不够科学、规范之处,这也可见公文规范之难,也说明公文培训包括师资培训之重要。)
        
批复和审批函也可以“(特此)批准你们……”直陈批复事项作结,不另要结语。但这类批复事项作结的用语措词也是挺有讲究的。若是审批函,宜将“批准”改为同义词“同意”,以显对平行的或者不相隶属的机关单位的互相尊重,满足其求尊、求近的接受心理。
       
至于批复可以用“批准”,但不妨对下级也改用“同意”。这样写,用语更显和谐(“树立公文语言和谐观”也请见拙作),而对下级的尊重,既满足对方求尊心理,又彰显了领导机关的亲民礼下作风。事实上,随着刅文观念的转变,公文用语也在悄然发生着变化。

作者单位:中共四川省委党校(行政学院)
本文选自作者《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》一书

编辑:谭    湖 
审核:郭征帆
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