费用报销管理制度(企业内部控制规范之费用报销管理)

费用报销管理制度

费用报销管理在企业内部管理中同样不可忽视,企业任何形式的经济活动都离不开费用支出。因此良好的费用报销制度,可以有效为企业费用的真实性、合规性保驾护航。下面,我们将对费用中几个具体项目的内部控制基本要点作简单介绍。一、各类费用控制要点1、办公费和通讯费等固定费用这三类费用属于日常消耗性必要支出,公司每年度可以对各部门核定费用总额,由部门自行按月编制预算,定期考核,若有异常变动及时预警。对于部分非日常消耗品,需向外采购的,必须经由部门主管、财务主管和总经理等审批。2、业务招待费由费用申请人填写《费用申请单》,内容需包含招待时间、地点及原因、公司出席人员、客户人员信息和预期费用,经由部门主管、财务主管和总经理等审批。招待结束后,填写《费用报销单》,同时附上原始发票;若涉及大额开支,另需提供菜单明细、住宿身份信息、行车记录等单据。3、差旅费一般经主管、领导批准后,在公司考勤员处办理出差手续,车票、酒店由公司行政预订购买或由合作票务公司、机构代订。具体餐费额度、出差补贴金额,公司根据自身情况制定相应标准。4、咨询费大额咨询支出,需签定并获得包含具体咨询内容的合同或协议;具体咨询工作开展情况、咨询过程及咨询结果报告等。5、会务费会务费为正常召开会议所发生的一切合理费用,包括会议场地租赁费、资料费、餐费、茶水费、交通费、住宿费等。会务费一般分两种情况:①本单位召开业务会议,发生的费用应为剔除从参会者收取的所有金额后的余额;②参加其他单位组织召开的会议,向会议组织者支付的参会费。对第一种情况所发生的费用,会议场地租赁费、资料费、交通费等应列为“会务费”,而餐费、茶水费、住宿费等应列为“业务招待费”;对第二种情况所发生的费用,凭会议组织者开具的“会务费”发票据实报销列支,和“业务招待费”就没有关系。财务人员应当对会议活动相关资料进行甄别判断,其中前期准备涉及的资料有:举办会议的申请报告(包含原因及目的)、预算报告、审批资料(包含会议名称、受邀群体、日期、场所地点等)。举办结束后,检查参与人员分工、签到表、现场照片、物品领用记录等资料。 二、费用报销常见问题及隐患防范措施1、费用报销时,对于部门经理、总经理等高层管理人员的报销申请,必须由级别更高或最高的公司人员审批。比如分、子公司的财务经理的报销费用,需由总、母公司财务部审批。当多人参与同一业务活动时,必须由最高级别人员报销费用,避免“自己审批自己”,严格遵循权签等级制度。2、对于原始票据遗失,需由申请人说明遗失原因,并注明发票内容、金额、发生原因,并交由部门经理签字确认后,方可使用其他发票代替报销。关于费用的报销,部门经理因最清楚业务发生的真实、完整性,审批后应作为连带责任人,如有隐瞒、舞弊,一同进行处罚。3、避免大额费用的跨期报销。

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